Während der Messe
WAS ES WÄHREND DER MESSE ZU BEACHTEN GILT.
Was muss ich absprechen?
Mit der Übergabe des Standes starten Sie ins Messegeschäft.
Doch auch das Personal muss eingewiesen werden.
Daher sollten Sie den Übergabetermin nutzen, um mit dem gesamten Standpersonal die nächsten Tage zu besprechen.
• Machen Sie sich miteinander bekannt.
• Stellen Sie die Standleitung vor.
• Informieren Sie über die Messeziele und Exponate.
• Verteilen Sie klar die Aufgaben.
• Teilen Sie den Standdienst ein.
• Legen sie Anwesenheitslisten an.
• Klären Sie, wann der Stand verlassen werden kann.
• Sprechen Sie ab, wer die Besucher betreut.
• Legen sie Telefondienste fest.
• Planen Sie die Kabinenbelegung.
• Achten Sie auf das Gästebuch.
• Erklären Sie den Besuchererfassungs-Block.
• Teilen Sie die Fahrzeuge ein.
• Geben Sie Namensschilder aus.
• Treffen Sie Festlegungen zur Standkleidung.
• Weisen Sie auf die Erste Hilfe, den Arzt, die Polizei und die Feuerwehr hin.
• Teilen Sie mit, wo sich der Hallenmeister befindet.
• Informieren Sie zur Post, zu Restaurants und Hotels.
• Sicher Sie die Kontakte zur Messegesellschaft, zur Protokollabteilung und zur Presseabteilung.
Wie organisiere ich alles?
Messetage sind hektisch. Deshalb kommt es auf eine genaue Organisation des Standes an.
Zu Beginn eines Messetages sollte sich alle Beteiligten mindestens 15 Minuten vor dem offiziellen Besuchereinlass am Stand treffen. Weisen Sie dort auf besondere Ereignisse des Tages oder auf besondere Besucher hin. Stellen Sie neue Standkollegen vor.
Kontrollieren Sie während des Messetages Ihre Bestände, Auslagen und Werbemittel. Organisieren Sie rechtzeitig Hilfen für Kundengespräche und nutzen Sie Repräsentationskontakte bei Großkunden oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, beispielsweise beim Messerundgang.
Denken Sie rechtzeitig daran, Ihre Küchenbestände aufzufrischen.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern tagsüber Zeit, sich die Stände der Wettbewerber anzusehen.
Achten Sie auf Exponate, die besonders vom Diebstahl bedroht sind. Lassen Sie Farbfotografien von Ihrem Stand anfertigen, möglichst in verschiedenen Einstellungen.
Führen Sie am Ende des Messetages mit der Standmannschaft Abschlussgespräche. Sichten Sie Ihre Gesprächsnotizen und entscheiden Sie, welche Notizen sofort an das eigene Unternehmen geschickt werden müssen.
Lassen Sie sich von den StandbetreuerInnen kurze Besucherberichte machen.